29 МАРТА 2021 ГОДА 14:00

Офис, гудбай?


Сотрудники не хотят возвращаться в офисы после удаленки. Что делать?
партнерский материал. СОВМЕСТНО С МТС
Партнерский материал — проект, созданный вместе с рекламодателем и для него. От обычной рекламы он отличается тем, что производится под особым контролем редакции DF. И это обеспечивает читателям увлекательный контент, а рекламодателю — усиленную отдачу от размещения на нашем портале.
13% сотрудников после самоизоляции не хотят возвращаться в офисы, а еще 14% готовы приезжать на работу изредка, совмещая труд из дома и офиса. А насколько готовы к такому компромиссному формату работы работодатели?
Согласно исследованию Fortune

Как совместить «хотелки» сотрудников и ожидания работодателей?

Работодатели вроде бы и сами не против сэкономить на офисе, однако у них есть ряд опасений по поводу того, как удаленная или частично удаленная работа повлияет на эффективность.

Чтобы совместить привычный формат с полюбившейся сотрудниками удаленкой, сегодня все чаще применяют такой формат работы, как гибридный офис. Это комбинация традиционного (офисного) и удалённого форматов работы коллектива. Как правило, это подразумевает, что сотрудники приходят в офис несколько раз в неделю, а всё остальное время работают из дома, коворкинга или любого другого места. Кто-то постоянно работает удалённо и лишь иногда появляется в офисе на важных мероприятиях. Кто-то приезжает в офис несколько дней в неделю. Кто-то работает в офисе постоянно. Всё зависит от специфики служебных обязанностей сотрудника, договоренностей с руководством и его личных пожеланий. Казалось бы, идеальная концепция, удобная для всех. Но почему тогда еще не все компании внедрили ее? Чего же опасаются управленцы?
Страх 1. Как я буду контролировать сотрудников? В офисе они у меня всегда на виду.
Распространенное заблуждение. Да, вы видите сотрудников, сосредоточено смотрящих в монитор компьютера, но показатель ли это того, что они решают рабочие вопросы, а не по десятому кругу мониторят ленты своих соцсетей?

Выстроенная система контроля гораздо эффективнее привязки к офисному креслу. В облачных сервисах могут работать любые офисные приложения — например, Microsoft Office, включая электронную почту, системы управления предприятием — 1С, CRM-системы, решения для безопасности — антивирусы и другие. Сотрудники получают удаленный доступ, вы лично — контроль процессов практически с любого устройства, компания — сокращение расходов на поддержку программного обеспечения, закупку оборудования, персонал.
Облачные сервисы — это программный продукт, работу которого обеспечивает сторонний сервер.
Андрей Перагов
Андрей Перагов, директор МТС в Воронежской области
«В интернет-магазине «МТС Твой бизнес» можно найти много полезных услуг для малого бизнеса. Например, там есть планировщик Workzen, который позволяет отслеживать статус выполнения задач, устанавливать или переносить дедлайны, вести профили клиентов — в общем, очень помогает ничего не забыть и всё держать под контролем. Сервис очень простой и понятный, а базовым функционалом можно воспользоваться бесплатно — его будет вполне достаточно для решения текущих задач».
Страх 2. Все важные документы хранятся на рабочих компьютерах — у сотрудников не будет к ним доступа.
Все что нужно для работы в «облаке» — это стационарный или портативный компьютер, смартфон или планшет, а также выход в интернет. Все корпоративные документы, акты и договоры будут доступны отовсюду, где есть интернет — никакой привязки к конкретному месту.

Облако позволяет из любой локации загружать документы, редактировать их, скачивать, создавать ссылки на файлы для отправки коллегам или заказчикам. При этом не нужно закупать и настраивать дополнительное оборудование, поскольку вся работа с облаком проходит на защищенных серверах провайдера. Интерфейс интуитивно понятен, а облачный диск легко настраивать в зависимости от числа сотрудников и потребности в месте на виртуальном диске.

Удобнее всего организовать сотруднику виртуальное рабочее место (VDI): с какого бы устройства он ни подключился, у него будет доступ ко всем рабочим файлам и сервисам. Более того, сохранятся даже вкладки в браузере — на следующий день можно продолжить работу ровно с того места, где вы остановились накануне. Все решения виртуального рабочего места подбираются индивидуально, с учетом специфических требований компаний. Сервис по организации удалённых рабочих мест можно подключить в течение одного дня, а потом две недели пользоваться бесплатно.
Кирилл Шамсутдинов
сооснователь креативного агентства «Профилактика»
«После локдауна мы перевели всех сотрудников на удаленную работу и поняли, что в онлайн формат немало плюсов, главные — оперативность в процессах и экономия времени. Возможность проводить встречи с клиентами и сотрудниками онлайн позволяет успевать гораздо больше, что повышает эффективность в целом.

С учетом выстроенной системы работы с облачными программами и другими цифровыми способами коммуникаций в команде и с клиентами, а также с учетом сферы нашей деятельности (диджитал маркетинг, брендинг, SMM) у нас нет проблем с удаленной работой, после локдауна мы еще лучше проработали все эти процессы. В нашей команде работают сотрудники не только из Воронежа, есть Москва, область, другие города — в этом плане удаленка дает массу возможностей. Но для мозговых штурмов и обсуждений необходимо встречаться лично, поэтому наш выбор сейчас — это гибридный формат и оптимальный баланс между онлайн/офлайн.

Основные плюсы, которые мы видим в гибридном формате — более комфортные условия работы для сотрудников (часть дней дома, часть дней в офисе) и более оптимизированный расход, так как для такого формата не нужны большие и сложные пространства, которые требуют больших затрат на обслуживание. Удаленные сотрудники и гибридная концепция — это мировые тенденции, все меняется очень быстро, и как раньше уже не будет»
Страх 3. У нас крупные контракты и информация о них конфиденциальна — облачное хранение небезопасно.
Если речь идёт о конфиденциальной информации компании, то, вы правы — обмениваться ей через бесплатные файлообменики и незащищенные каналы крайне неосмотрительно. В такой ситуации смогут выручить облачные сервисы, предназначенные специально для бизнеса. У крупных провайдеров облачная инфраструктура работает как отлаженный механизм, в котором сохранности данных уделяется первоочередное внимание. Эксперты просчитывают риски и разрабатывают стратегию нейтрализации типичных угроз. Компании-клиенты могут воспользоваться средствами защиты от кибератак.

«Например, #CloudMTS предоставляет клиентам антивирус, построенный по технологиям «Лаборатории Касперского». На самом деле: устройство облака таково, что получить доступ к данным может только их непосредственный владелец. Клиенты cloud-сервиса не видят, что хранят их «соседи». Провайдер — тоже, — поясняет Андрей Перагов. — Выгода при этом очевидна: клиентские продукты начинают работать более стабильно и меньше зависят от скачкообразных нагрузок, сокращается время на запуск новых точек обслуживания, ускоряются и становятся более гибкими бизнес-процессы».
Иван Гусев
управляющий партнер консалтинговой группы «Дивиус»
«Сейчас век цифровых технологий и ко всему, что находится на рабочем компьютере, можно получить доступ извне — глупо не пользоваться этим для развития компании. Но есть один важный момент. Мне кажется, что все оправдания управленцев и поиски отговорок от удаленной работы сотрудников кроятся в психологии. Руководители просто не уверены в своей команде и боятся, что их опасения подтвердятся. Переживают, что сотрудники могут «слить» на сторону конфиденциальную информацию.

Мы внедрили у себя гибридную модель, и, на мой взгляд, она проявляет себя вполне успешно. Можно не приезжать в офис и поработать с домашнего компьютера. Полный доступ ко всему — достаточно просто открыть в браузере одну единственную вкладку. Каждый сотрудник знает, что именно от его действий зависит будущее компании и готов взять на себя ответственность. А я готов предоставить им комфортные условия для работы».
Страх 4. Да, плюсы есть. Но боюсь, что подключение облачного хранения стоит недешево — а это дополнительные расходы в кризис.
На самом деле оплата подписки, как правило, стоит дешевле аналогичных «коробочных» решений. В облаке #CloudMTS можно бесплатно хранить и обмениваться данными в течение двух месяцев. К тому же, облачные сервисы – очень гибкий и удобный инструмент в отличие от привычных серверов: облако легко и быстро маштабируется в зависимости от актуальных потребностей бизнес: буквально в два клика мощность можно увеличить или уменьшить и таким образом платить только за те объемы, что сейчас реально используются в бизнес-процессах.
«Облачные сервисы помогают предпринимателям сократить затраты на ИТ-инфраструктуру компании на 25-30%. К примеру, при переходе в #CloudMTS не нужно покупать и обслуживать «железо. Это очень удобно и в физическом, и в финансовом плане – с облаками не нужно держать у себя в офисе «железо» — серверные, которые требуют регулярного обслуживания и новых вложений — на ремонт или модернизацию. Все это полностью ложится на плечи поставщика услуги», — отмечает Андрей Перагов.
Страх 5. А где встречаться с клиентами? Все равно придется оплачивать пустующий офис, чтобы 3 раза в месяц в него приезжать?
Имея в наличии современный технологии, функционал службы поддержки клиентов можно доверить роботизированной программе. К примеру, бот МТС Смарти обрабатывает 8 из 10 запросов абонентов без привлечения реального сотрудника. Например, он может уточнить статус выполнения заказа или время его доставки. Это позволит компании не потерять клиентов, а клиентам — оперативно решать свои вопросы. Однако, безусловно, остаются моменты, в которых не обойтись без живого человеческого общения и личных встреч.
Вячеслав Боричевский
гендиректор группы компаний по подбору персонала SPS GROUP
«К формату гибридного офиса безболезненно могут перейти практически все b2b услуги: рекрутинговые компании, юридические фирмы, айти-компании. В большинстве из них уже введена оплата по KPI, когда сотрудник получает сумму, пропорциональную результатам своего труда, а не проведенному в офисе времени. Период пандемии показал, что некоторые люди эффективнее работают как раз из дома — им так просто комфортнее. В то же время порой необходимо проводить бизнес-встречи, а для этого нужно комфортное помещение — все-таки коворкинги и кафе не всегда подходят. Мы, например, теперь арендуем офис поменьше — куда 1-2 раза в неделю могут прийти сотрудники по важным вопросам, и там же мы проводим переговоры с клиентами»