2 ЯНВАРЯ 2019 года 13:00
Отправили на «мыло»
Деловая переписка: о чем и как писать контрагенту, чтобы избежать исков и других проблем
юрист по корпоративному праву
Воронежская компания, занимающаяся оптовыми закупками и фасовкой для розницы круп, решила отказаться от закупки продукции в соседнем регионе, найдя поставщика с более выгодными условиями. О своем решении заказчик сообщил контрагенту по электронной почте. И тем временем уже закупил и оплатил продукцию у нового поставщика. Однако прежний поставщик все равно привез товар. Юридически он был совершенно прав: в договоре не указывалось, что расторгнуть или изменить его условия можно в переписке по электронной почте. В итоге заказчику пришлось забирать и оплачивать и товар, который ему был уже не нужен, и расходы на завязавшуюся судебную тяжбу. Так одно неверно оформленное письмо обошлось компании в несколько миллионов рублей.
Ислам Мурадханов — старший юрист адвокатского бюро «Дмитриев и партнеры». Бюро специализируется на разрешении финансовых, корпоративных, земельных, семейных, жилищных, наследственных, трудовых и налоговых споров.
Как одно письмо может стать источником серьезных проблем?
Деловая переписка почти полностью ушла из бумажной версии в интернет: в электронную почту и мессенджеры. Но несмотря на то, что компании уже не первый год обмениваются исключительно электронными письмами, большинство из них не соблюдают достаточно простых нюансов в такой переписке и из-за этого получают ряд ненужных проблем, а иногда и судебных исков. Мы в своей практике регулярно сталкиваемся с таким явлением. Цена вопроса же может достигать от сотен тысяч до нескольких миллионов рублей.
Так, недавно мы рассматривали дело, в котором посредник по поставке оборудования согласовал с поставщиком, что отгрузка будет проходить напрямую заказчику. А поставщик оборудование так и не поставил. Заказчик через суд стал требовать с посредника либо поставить оборудование, либо выплатить его стоимость и неустойку. Посредник справедливо возмутился: вот же электронная переписка, в которой мы с поставщиком обо всем договорились и ответственность с себя сняли. Но не тут-то было. Суд не признал переписку доказательством. И компании пришлось платить из своего кармана. Хотя этого можно было бы избежать, следуя достаточно простым рекомендациям.
Так, недавно мы рассматривали дело, в котором посредник по поставке оборудования согласовал с поставщиком, что отгрузка будет проходить напрямую заказчику. А поставщик оборудование так и не поставил. Заказчик через суд стал требовать с посредника либо поставить оборудование, либо выплатить его стоимость и неустойку. Посредник справедливо возмутился: вот же электронная переписка, в которой мы с поставщиком обо всем договорились и ответственность с себя сняли. Но не тут-то было. Суд не признал переписку доказательством. И компании пришлось платить из своего кармана. Хотя этого можно было бы избежать, следуя достаточно простым рекомендациям.
Как правильно вести переписку с контрагентом?
Рекомендация 1. В основном бумажном договоре или его приложениях необходимо указать возможность обсуждения условий в электронной переписке. Для этого нужно прописать:
— с каких электронных адресов будет вестись официальная переписка,
— кто из должностных лиц уполномочен вести такую переписку. Например, если в договоре фигурирует только гендиректор, а письмо будет подписано менеджером, даже если оно уйдет с официального e-mail вашей компании, контрагент может признать его недействительным. И не соблюдать достигнутые в ходе такой переписки договоренности.
В договоре этот пункт может выглядеть следующим образом: «Стороны согласовали, что электронная переписка, осуществляемая Сторонами в рамках выполнения настоящего Договора по e-mail, адреса которых указаны в реквизитах настоящего Договора, имеет юридическую силу. От лица компании переписку уполномочены вести…»
Сами адреса электронной почты могут быть как указаны в реквизитах договора, так и прописаны в отдельном пункте. Если договор уже заключен, то узаконить будущую электронную переписку можно, заключив допсоглашение.
При соблюдении этих условий переписка будет иметь юридическую силу и может рассматриваться судом как доказательство.
Мессенджеры тоже можно указать в договоре как возможные каналы переписки. В этом случае указываются название мессенджера и номер привязанного к нему телефона. Но помните, что сообщения в большинстве мессенджеров можно удалить, в том числе они исчезнут у собеседника. В этом случае, чтобы подтвердить, что переписка была, придется запрашивать информацию с серверов компании, которой принадлежит мессенджер. А это крайне трудоемкий процесс.
Рекомендация 2. Все отправленные сканы документов должны быть заверены электронной подписью. Если вы обсуждаете какие-то незначительные условия работы с контрагентом, то это возможно в «теле» письма. Но если нужно внести ключевые изменения в договор (от переноса сроков вплоть до отказа от услуг), отправьте по электронной почте отсканированный подписанный документ. В принципе в большинстве компаний так и делают, если нет возможности быстро передать оригинал документа. Но! Если у вас нет оригинала, а есть только скан, позаботьтесь о том, чтобы он был подписан электронной подписью. Кто знает, как сложатся ваши отношения с контрагентом завтра. Как говорится, доверяй, но… Только при условии наличия документа, подписанного электронной цифровой подписью, он будет действительным.
Рекомендация 3. Старайтесь не обсуждать изменения условий договора в переписке. Речь идет не о будущем сотрудничестве, когда договор еще не подписан. А когда вы уже подписали договор и пишете контрагенту, например, о том, что вам нужно срочно изменить сроки поставки. Вы обсуждаете, при каких условиях это можно сделать, договариваетесь и обмениваетесь «ок». Дальше вы идете согласовывать с юристами или совладельцами предприятия эти изменения и уверены, что пока вы не подписали допсоглашение, договор нельзя считать измененным. А тут ваш партнер уже выполняет его по новым правилам. Например, отгружает вам продукцию. А если вы отказываетесь платить, идет в суд. С вероятностью 99% решение суда будет на вашей стороне. Но нужен ли вам сам этот процесс и связанные с ним прежде всего временные потери?
Все ключевые вопросы лучше обсудить по телефону. Либо четко прописать в письме, что условия вас заинтересовали, но работать начнем по ним только после подписания допсоглашения.
Рекомендация 4. Не обсуждайте в переписке действия, идущие вразрез с законодательством. Как юрист, я считаю, что такие действия в целом обсуждать и совершать нельзя. Но если вдруг по какой-то причине вы все же на них решились (например, вам нужно заключить договор с партнером задним числом и прочее), не оставляйте следов в электронной почте. Помните, что контролирующие органы могут получить доступ к вашей корпоративной почте (а в некоторых случаях — и к личной). И для них это будет как минимум фактом, работающим не в вашу пользу.
— с каких электронных адресов будет вестись официальная переписка,
— кто из должностных лиц уполномочен вести такую переписку. Например, если в договоре фигурирует только гендиректор, а письмо будет подписано менеджером, даже если оно уйдет с официального e-mail вашей компании, контрагент может признать его недействительным. И не соблюдать достигнутые в ходе такой переписки договоренности.
В договоре этот пункт может выглядеть следующим образом: «Стороны согласовали, что электронная переписка, осуществляемая Сторонами в рамках выполнения настоящего Договора по e-mail, адреса которых указаны в реквизитах настоящего Договора, имеет юридическую силу. От лица компании переписку уполномочены вести…»
Сами адреса электронной почты могут быть как указаны в реквизитах договора, так и прописаны в отдельном пункте. Если договор уже заключен, то узаконить будущую электронную переписку можно, заключив допсоглашение.
При соблюдении этих условий переписка будет иметь юридическую силу и может рассматриваться судом как доказательство.
Мессенджеры тоже можно указать в договоре как возможные каналы переписки. В этом случае указываются название мессенджера и номер привязанного к нему телефона. Но помните, что сообщения в большинстве мессенджеров можно удалить, в том числе они исчезнут у собеседника. В этом случае, чтобы подтвердить, что переписка была, придется запрашивать информацию с серверов компании, которой принадлежит мессенджер. А это крайне трудоемкий процесс.
Рекомендация 2. Все отправленные сканы документов должны быть заверены электронной подписью. Если вы обсуждаете какие-то незначительные условия работы с контрагентом, то это возможно в «теле» письма. Но если нужно внести ключевые изменения в договор (от переноса сроков вплоть до отказа от услуг), отправьте по электронной почте отсканированный подписанный документ. В принципе в большинстве компаний так и делают, если нет возможности быстро передать оригинал документа. Но! Если у вас нет оригинала, а есть только скан, позаботьтесь о том, чтобы он был подписан электронной подписью. Кто знает, как сложатся ваши отношения с контрагентом завтра. Как говорится, доверяй, но… Только при условии наличия документа, подписанного электронной цифровой подписью, он будет действительным.
Рекомендация 3. Старайтесь не обсуждать изменения условий договора в переписке. Речь идет не о будущем сотрудничестве, когда договор еще не подписан. А когда вы уже подписали договор и пишете контрагенту, например, о том, что вам нужно срочно изменить сроки поставки. Вы обсуждаете, при каких условиях это можно сделать, договариваетесь и обмениваетесь «ок». Дальше вы идете согласовывать с юристами или совладельцами предприятия эти изменения и уверены, что пока вы не подписали допсоглашение, договор нельзя считать измененным. А тут ваш партнер уже выполняет его по новым правилам. Например, отгружает вам продукцию. А если вы отказываетесь платить, идет в суд. С вероятностью 99% решение суда будет на вашей стороне. Но нужен ли вам сам этот процесс и связанные с ним прежде всего временные потери?
Все ключевые вопросы лучше обсудить по телефону. Либо четко прописать в письме, что условия вас заинтересовали, но работать начнем по ним только после подписания допсоглашения.
Рекомендация 4. Не обсуждайте в переписке действия, идущие вразрез с законодательством. Как юрист, я считаю, что такие действия в целом обсуждать и совершать нельзя. Но если вдруг по какой-то причине вы все же на них решились (например, вам нужно заключить договор с партнером задним числом и прочее), не оставляйте следов в электронной почте. Помните, что контролирующие органы могут получить доступ к вашей корпоративной почте (а в некоторых случаях — и к личной). И для них это будет как минимум фактом, работающим не в вашу пользу.
Владимир Молчанов
владелец ряда интернет-магазинов, гендиректор «Биотроники»
Договорились в переписке и потеряли деньги
У меня как раз недавно был случай, когда переписка по электронной почте чуть не довела до суда. К нам обратился поставщик биокаминов, сам попросил добавить его товары в наш каталог. В переписке прислали ему полную расшифровку, какие расходы мы понесем на контент-менеджера, на SEO-продвижение, обосновали стоимость. Он написал: ОК, приступайте. Параллельно стали готовить документы, но, так как он в другом регионе, работать пока начали без подписанного договора. Через 2 недели пишет: «Я передумал, убирайте мою продукцию». Стали ему объяснять, что уже понесли расходы, он должен нам их в любом случае оплатить. Не тут-то было: «Если не уберете с сайта сейчас же всю информацию, напишу, что вы торгуете контрафактом». Так он и сделал. Нам, разумеется, ничего не оплатил. Взыскать расходы мы с него не могли: вся переписка осталась, но документов же не было. Юрист предложил подать иск о защите деловой репутации из-за того, что поставщик на своем сайте написал, что якобы мы торгуем контрафактом. Но я не стал связываться: лучше буду работать с людьми, слову которых можно верить. В том числе в электронной переписке.
У меня как раз недавно был случай, когда переписка по электронной почте чуть не довела до суда. К нам обратился поставщик биокаминов, сам попросил добавить его товары в наш каталог. В переписке прислали ему полную расшифровку, какие расходы мы понесем на контент-менеджера, на SEO-продвижение, обосновали стоимость. Он написал: ОК, приступайте. Параллельно стали готовить документы, но, так как он в другом регионе, работать пока начали без подписанного договора. Через 2 недели пишет: «Я передумал, убирайте мою продукцию». Стали ему объяснять, что уже понесли расходы, он должен нам их в любом случае оплатить. Не тут-то было: «Если не уберете с сайта сейчас же всю информацию, напишу, что вы торгуете контрафактом». Так он и сделал. Нам, разумеется, ничего не оплатил. Взыскать расходы мы с него не могли: вся переписка осталась, но документов же не было. Юрист предложил подать иск о защите деловой репутации из-за того, что поставщик на своем сайте написал, что якобы мы торгуем контрафактом. Но я не стал связываться: лучше буду работать с людьми, слову которых можно верить. В том числе в электронной переписке.
Что делать, если вы все-таки планируете использовать электронную переписку как доказательство в суде?
Во-первых, если у вас возникла спорная ситуация с контрагентом и вы планируете ссылаться на электронную переписку в суде, вам необходимо пригласить в свой офис нотариуса, который заверит, что такая переписка действительно была. Нередко встречался с ситуацией, когда на суд приносят просто распечатанную переписку из электронной почты. Такую переписку никто рассматривать, а тем более учитывать не будет.
Во-вторых, если адрес электронной почты, с которой вам отправлял сообщения контрагент, не указан в договоре, нужно доказать, что он принадлежит этой организации. Увы, это будет возможно, только если вам писали с официального корпоративного e-mail, который указывается на официальных бланках, в коммерческих предложениях и прочих документах.
Но, повторюсь, без соблюдения при переписке условий, указанных в предыдущем разделе, вероятность, что вам удастся доказать свою правоту, невелика.
Во-вторых, если адрес электронной почты, с которой вам отправлял сообщения контрагент, не указан в договоре, нужно доказать, что он принадлежит этой организации. Увы, это будет возможно, только если вам писали с официального корпоративного e-mail, который указывается на официальных бланках, в коммерческих предложениях и прочих документах.
Но, повторюсь, без соблюдения при переписке условий, указанных в предыдущем разделе, вероятность, что вам удастся доказать свою правоту, невелика.
Как контролировать переписку ваших сотрудников?
Пожалуй, основная опасность, которая подстерегает при переписке сотрудников с контрагентами по почте, — разглашение коммерческой тайны. При этом оно может быть ненамеренное. Например, ваш бухгалтер, советуясь с более опытным специалистом из другой компании, как именно что-либо сделать, отправил ему документы или какие-то данные, которые предполагались исключительно для внутреннего пользования. Лучше всего мотивировать думать перед такой отправкой будет реальная угроза штрафа. Для этого в компании должно быть положение о коммерческой тайне, с которым каждый сотрудник, получающий к ней доступ, должен быть ознакомлен под подпись. Иначе по закону вы не сможете его наказать.
Актуальны ли эти правила не только при переписке с контрагентами, но и для физлиц?
Соблюдая эти простые правила, вы сбережете не только свои нервы, но и деньги. Кстати, многие из этих рекомендаций можно применять и вне компании, в своей личной жизни. Так, ко мне обращался бизнесмен, который в электронной переписке договорился с турагентством о покупке тура. И даже перевел деньги. Бумажного договора при этом не заключалось. Турагентство не смогло (или не захотело) отправить туриста в поездку. К счастью, удалось подтвердить факт передачи денег. И турфирма вернула всю сумму. Но ни штрафы по закону «О защите прав потребителей», ни моральный ущерб взыскать не удалось: без бумажного договора и указания в нем возможности электронной переписки суд не признал письма доказательством.
